La digitalisation des entreprises a considérablement modifié leur mode de fonctionnement, et l’intranet est devenu un outil incontournable pour optimiser la communication interne, le partage d’informations et la collaboration entre les équipes. Cependant, mettre en place un intranet représente un certain coût qu’il convient d’évaluer soigneusement. Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur les différents aspects à prendre en compte pour estimer le budget nécessaire à la création d’un intranet.
Les différentes étapes de création d’un intranet
Avant de se pencher sur les coûts liés à la mise en place d’un intranet, il est important de comprendre les différentes étapes qui jalonnent sa création :
- Analyse des besoins : cette phase permet d’identifier les attentes des utilisateurs et de définir les fonctionnalités qui répondront à leurs besoins.
- Conception : elle consiste à déterminer l’architecture du système, son design et son ergonomie, ainsi que les technologies à utiliser.
- Développement : durant cette étape, les développeurs créent l’intranet en suivant le cahier des charges établi lors des phases précédentes.
- Mise en place : une fois développé, l’intranet doit être installé sur les serveurs de l’entreprise et configuré en fonction des besoins spécifiques de celle-ci.
- Formation : les employés doivent être formés à l’utilisation de l’intranet et à ses fonctionnalités pour en tirer le meilleur parti.
- Maintenance : pour garantir la pérennité du système, il est indispensable d’assurer une maintenance régulière et de procéder à des mises à jour au fil du temps.
Les coûts associés aux différentes étapes
Chacune des étapes décrites ci-dessus génère des coûts spécifiques :
- Analyse des besoins : cette phase nécessite généralement l’intervention de consultants externes ou d’un chef de projet interne, dont les honoraires varient en fonction de leur expertise et du temps passé sur le projet. Comptez entre 5 000 et 15 000 euros pour cette étape.
- Conception : le coût de la conception dépendra essentiellement du niveau de complexité souhaité pour l’intranet. Pour un intranet simple, comptez entre 10 000 et 20 000 euros, tandis qu’un intranet plus élaboré peut aller jusqu’à 50 000 euros voire plus.
- Développement : cette étape représente souvent la part la plus importante du budget global. En fonction de la complexité du projet et des technologies utilisées, il faudra prévoir entre 20 000 et 100 000 euros pour le développement d’un intranet sur mesure.
- Mise en place : l’installation et la configuration de l’intranet engendrent des coûts liés à l’achat de matériel (serveurs, équipements réseau, etc.) et à l’intervention de techniciens. Comptez entre 5 000 et 15 000 euros pour cette étape.
- Formation : les coûts de formation dépendent du nombre d’employés concernés et de la durée des sessions. Il est difficile de donner une estimation précise, mais prévoyez un budget allant de quelques milliers à plusieurs dizaines de milliers d’euros.
- Maintenance : enfin, n’oubliez pas d’inclure dans votre budget les coûts liés à la maintenance de l’intranet, qui peuvent représenter entre 10 et 20% du coût total du projet par an.
Les alternatives pour réduire les coûts
Faire appel à des solutions clé en main peut permettre de réduire significativement les coûts liés à la création d’un intranet. De nombreux éditeurs proposent des plateformes préconfigurées qui offrent des fonctionnalités standard adaptées aux besoins de la plupart des entreprises. Ces solutions sont généralement plus abordables que le développement sur mesure et permettent un déploiement rapide.
Il est également possible d’opter pour une solution Open Source, qui présente l’avantage d’être gratuite ou peu coûteuse en termes de licences. Cependant, il faudra toutefois prévoir un investissement en matière de personnalisation, de formation et de maintenance pour adapter ces solutions aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Estimer le retour sur investissement
Même si la création d’un intranet représente un coût important, il est essentiel de prendre en compte les bénéfices qu’il peut apporter à l’entreprise en termes d’amélioration de la communication interne, de gain de temps et d’efficacité. Selon une étude réalisée par McKinsey, les entreprises ayant mis en place un intranet performant constatent une augmentation de la productivité de leurs employés pouvant aller jusqu’à 25%.
Ainsi, lorsqu’il s’agit d’évaluer le coût global d’un projet d’intranet, il est important de ne pas se focaliser uniquement sur les dépenses engagées, mais également sur les gains potentiels pour l’entreprise. En tenant compte des bénéfices attendus et du budget à allouer, chaque entreprise pourra déterminer si l’investissement dans un intranet est pertinent et rentable.